Кадровое делопроизводство с нуля

После регистрации компании, оформления учредительных документов и начала работы организации неизбежно возникает вопрос о порядке и условиях приёма на работу новых сотрудников, а также оформления и ведения кадровой документации в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ) и другими нормативными актами.

Успешно развивающийся бизнес рано или поздно нуждается в расширении штата работников (как правило вначале своего существования оформлен официально только генеральный директор компании) и привлечении профессионалов.

С каждым годом все больше и больше работников начинают неплохо ориентироваться в трудовом законодательстве и изучать свои права, гарантированные российским законодательством. Поэтому работодателю просто необходимо разбираться во всех тонкостях и нюансах оформления сотрудников на работу и зачисления их в штат.

Формирование кадровых документов не ограничивается подписанием с работником трудового договора и записью в трудовой книжке, несмотря на убеждённость в этом большого количества работодателей. Фиксация движения персонала любой организации не заканчивается принятием работника на работу, поскольку в процессе выполнения своих трудовых функций он может быть временно переведён на другую работу, уйти в отпуск по содержанию ребёнка, работать по совместительству в пределах одной организации и не только.

Нормативная база сотрудника кадровой службы

В настоящее время существует стандартный набор нормативных актов, регулирующих отношения между работником и работодателем, с которым работодатель (или сотрудник организации, ответственный за кадровое делопроизводство) должны быть знакомы:

• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённые Постановлением Минтруда РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек от 11 ноября 2003 г., утверждённая Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69;
• ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
• Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
• Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 152 – ФЗ «О персональных данных»;
• Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98 – ФЗ «О коммерческой тайне»;
• Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержденный Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 13 августа 2009 г.  № 588н;
• «Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей», утвержденное Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 06.06.1984 № 170/10-101;
• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749;
• Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
• Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности, утвержденные Постановлением Минтруда от 31 декабря 2002 г. № 85;
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. № 37;
• Федеральный закон Российской Федерации от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
• Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

В этом довольно внушительном и неполном перечне документов «лишних» документов нет. Практически любой кадровый документ имеет юридическую ценность. Именно с помощью таких документов, работодатель может обосновать свою позицию в суде и использовать их в качестве доказательств по делу. Так, например, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налога на имущество должна представить штатное расписание, расчетную ведомость по заработной плате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы.

Оформление сотрудников в организации

Для того чтобы погружаться в эту сложную тему поэтапно необходимо разобраться какой комплект трудовых документов должен быть у работодателя для проведения процедур оформления новых сотрудников и увольнения. Начать конечно стоит с рассмотрения вопроса об оформлении сотрудника на работу и заключения с ним трудового договора. Желание работника работать в организации оформляется заявлением о приеме на работу, а работодатель в свою очередь обязан выпустить приказ о приеме на работу.

Не стоит скачивать трудовой договор из сети «Интернет». В том случае, если Вы еще не приняли на работу сотрудника, который будет заниматься подготовкой кадровой документации, обратитесь за помощью к юристам, которые составят актуальный документ с учётом последних изменений в законодательстве и адаптированный конкретно под Вашу фирму со всеми особенностями производственного процесса.

Если же все-таки приходится составлять договор самостоятельно, то несомненно следует внимательно ознакомиться со ст. 57 ТК РФ, который регламентирует его содержание. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, для работника и работодателя. При этом на экземпляре для организации должна стоять отметка о получении договора работником. Все заключённые трудовые договора должны быть зафиксированы в книге учёта трудовых договоров.

При этом каждая трудовая книжка с отметкой о принятии на работу должна быть зафиксирована в книге учета движения трудовых книжек, а при увольнении сотрудник, получая трудовую книжку на руки, обязательно должен расписаться об этом в книге учета движения трудовых книжек. На каждого сотрудника заводится личная карточка (форма Т-2). В ней указываются полные паспортные данные работника, сведения об имеющемся образовании, стаже работы, присваивается табельный номер (как правило по порядку). Все заполненные личные карточки на сотрудников фиксируются в журнале учёта личных карточек.

Все распоряжения работодателя по отношению к работнику фиксируются приказом. Как и при принятии работника на работу, так и при предоставлении отпуска, поощрении работника, направления в командировку, переводе на другую работу, применении и снятии дисциплинарного взыскания, совмещении и замещении должностей, отстранения от работы и т.д. должны быть оформлены приказом.

Документы, которые должны быть выданы сотруднику для ознакомления под роспись:

1. Должностные инструкции. Составляются для каждой штатной единицы в организации.
2. Правила внутреннего трудового распорядка. Составляются на базе Правил внутреннего трудового распорядка рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций утверждённые Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213 «Об утверждении Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций», действующих в части, не противоречащей ТК РФ.

Помимо уже упомянутых кадровых документов, касающихся регулирования трудовой деятельности сотрудников, в организации также должны быть заведены и применяться следующие документы:

• штатное расписание. Составляется ежегодно. Данный документ содержит данные о структурных подразделениях, штатных единицах и фонде оплаты труда на предприятии;
• график отпусков также составляется ежегодно на следующий календарный год;
• положение об обработке и хранении персональных данных на предприятии;
• табель учёта рабочего времени. Отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником организации.

Генеральный директор как сотрудник организации

Генеральный директор компании должен быть оформлен также, как и любой работник, но с небольшими нюансами, так как он является и сотрудником, и единоличным исполнительным органом организации. Приказ о назначении генерального директора выпускается на основании решения о его назначении либо на основании протокола общего собрания участников (при наличии более 1 участника).

Прекращение трудового договора

Прекращение трудового договора с сотрудником регламентируется гл. 13 ТК РФ. Наиболее распространённым способом является расторжение трудового договора по инициативе работника (ст. 80 ТК РФ):

• работник пишет заявление об уходе по собственному желанию на имя генерального директора. Заявление должно быть подано не ранее чем за две недели до даты прекращения трудового договора;
• на основании этого заявления выпускается приказ об увольнении, с которым работником должен быть ознакомлен под роспись;
• производится полный расчёт с работником, с учётом неиспользованных дней отпуска;
• в трудовую книжку вносится соответствующая запись о прекращении трудового договора;
• трудовая книжка выдаётся на руки в день увольнения, работник ставит подпись в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, подтверждающую получение.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

В ряде случаев, работодатель за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права может быть привлечён к административной ответственности, предусмотренной ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ). Так, в соответствии с данной статьей штраф для юридических лиц составляет от 30 000 руб. до 50 000 руб., а при повторном совершении аналогичного правонарушения от 50 000 руб. до 70 000 руб.

При уклонении от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора на работодателя может быть наложен штраф в размере от 50 000 руб. до 100 000 руб., а за повторное правонарушение аналогичного характера от 100 000 руб. до 200 000 руб. За неполную выплату или невыплату заработной платы и других выплат предусмотренных трудовым договором КоАП РФ предусматривает штраф от 30 000 р. до 50 000 р., за повторное административное правонарушение — от 50 000 р. до 100 000 р.

Особо стоит отметить, что выше указана только небольшая часть возможных последствий для работодателя при нарушении им норм трудового законодательства. Из всего вышеперечисленного следует справедливый вывод о том, что надлежащее оформление трудовых отношений с работником и ведение кадровой документации является крайне важным и необходимым процессом для любой компании. А упрощение делопроизводства и сокращение либо отсутствие локальных нормативных актов может быть чревато наложением штрафов и дополнительными финансовыми издержками.