How to run a business during the coronavirus?

На фоне распространения коронавируса стремительно снизилась потребительская активность. Покупатели все больше предпочитают сберегать средства, что, безусловно, негативно сказывается на рынке товаров и услуг. Самоизоляция – вынужденная мера, по мнению большинства врачей мира, способная сдержать масштабы пандемии. Как быть предпринимателям в этой непростой ситуации и сохранить бизнес?

Мы подготовили чек-лист с советами, которые помогут предпринимателям пережить период карантина с минимальным количеством потерь.

Переведите бизнес в онлайн-формат

Конечно, этот шаг доступен далеко не всем компаниям, в силу природы самой деятельности в некоторых областях. Однако если возможно оказывать услуги дистанционно, непременно стоит оптимизировать бизнес-процессы и перевести работников на удаленку. Это неизбежно ставит перед работодателем ряд вопросов: как эффективно настроить коммуникацию с каждым сотрудником, отслеживать выполнение его задач и учитывать рабочее время?

1 Шаг. Необходимо создать единый рабочий чат в любом из мессенджеров (на случай, если у вас его еще нет) или же воспользоваться специальными сервисами для коммуникаций, таких как: Slack, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Google+ Hangouts и др. Постоянное общение и видеоконференции на замену обычным планеркам позволят обсуждать вашей команде, действительно, важные рабочие вопросы, а также планировать и распределять задачи в режиме онлайн.

2 Шаг. Одним из самых важных аспектов для работодателя является отслеживание эффективности выполнения задач сотрудниками. Для этого стоит ввести систему отчетов выполненных задач и потраченного на них времени, или воспользоваться готовыми IT-решениями в виде виртуальных планеров (Asana, Todoist, Trello). С помощью таких ресурсов можно распределять задачи в зависимости от загруженности сотрудника, а также контролировать их выполнение. Естественно, никто не отменял CRM-системы, включающие весь перечисленный выше функционал, если ваша компания уже их использует. Однако в целях экономии при сложившейся ситуации можно воспользоваться бесплатными сервисами.

3 Шаг. Следует придерживаться установленного режима рабочего времени сотрудников. Работа из дома предполагает массу соблазнов в виде занятия домашними делами, пролистывания ленты в социальных сетях и др. Для максимально эффективного взаимодействия вашей команды, а также связи с клиентами необходимо контролировать занятость сотрудников в течение дня.

Осуществляйте продажи онлайн

В условиях, когда большинство потенциальных клиентов может увидеть вашу рекламу исключительно в интернете, стоит перевести продажи именно в информационное пространство.

Заведите социальную сеть вашей компании, активно размещайте там рекламу товаров или услуг, ведите прямые эфиры, рассказывая потенциальным клиентам о вашем продукте. Чаще появляясь в социальных сетях, вы также напоминаете о себе и действующим клиентам, повышая их лояльность.

Используйте период удаленной работы для развития имиджа вашего бизнеса в онлайн-пространстве, так как в обычном режиме на это не всегда удается выделить достаточное количество времени.

Организуйте доставку товаров, если раньше вы работали только в стационарном режиме. Возможно, у вас появятся новые бизнес-идеи, такие как проведение онлайн-консультаций в сфере вашей основной деятельности.

Стоит задуматься о сокращении издержек

К основным статьям расходов для многих организаций можно отнести арендные платежи, а также зарплату сотрудников. Разберем подробнее возможности оптимизации бизнеса на примере приведенных составляющих.

Аренда

Пандемия по общему правилу не является форс-мажорным обстоятельством для тех, на ком лежат денежные обязательства. Более того, в случае принятия соответствующего решения органа власти о форс-мажорных обстоятельствах автоматически не приостанавливает действия вашего договора аренды. В связи с этим, рекомендуем следовать определенному алгоритму:

1. Составить и направить заявление об уменьшении арендной ставки арендодателю со ссылкой на существенное изменение обстоятельств в соответствии с положением статьи 451 ГК РФ. Также в письме необходимо сослаться на пункт договора аренды, предусматривающий форс-мажорные обстоятельства. Вместо уменьшения арендной ставки можете предложить арендодателю введение арендных каникул или иной вариант оптимизации арендной платы. Укажите срок предоставления ответа на Ваше письмо, и направьте заявление с подтверждением доставки получателю (ценное письмо с описью вложения, официальный адрес электронной почты, указанный в договоре аренды).
2. В случае если арендодатель согласен на предложенные Вами условия, составляете дополнительное соглашение к договору, в котором можете прописать достигнутые договоренности действующими в течение определенного срока.

Если же арендодатель не идет вам навстречу, можете обратиться к процедуре медиации, либо подать исковое заявление в суд с требованием расторгнуть или изменить договор аренды.

Важно отметить, что в сложившейся ситуации, целесообразнее решить спор путем переговоров, для этого предоставьте контрагенту как можно больше доказательств снижения потока клиентов в вашей компании, отсутствия необходимости пользования офисным пространством в связи ограничением граждан посещения общественных мест.

В случае отсутствия фиксации достигнутых переговоров, просрочка по уплате арендных платежей повлечет за собой начисление штрафов, неустоек и иных санкций.

Заработная плата сотрудников

Важно отметить, что трудовое законодательство не знает понятия «форс-мажор». Изменение или расторжение трудового договора может быть осуществлено только в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации. Основным инструментом работодателя может статья 72 ТК РФ, в которой закреплена возможность по соглашению сторон изменить ранее принятые условия трудового договора. В частности, это может быть перевод работника на неполный рабочий день, или же сокращение заработной платы. Такое условие можно ввести на заранее определенный срок, рассчитываемый работодателем для восстановления финансового состояния компании и только при письменном согласии работника.

И напоследок: не паникуйте, позаботьтесь о себе и сотрудниках вашей компании, не забывайте общаться с клиентами. Вне зависимости от вашей сферы деятельности, стоит задуматься о том, на что можно перенаправить внимание компании в новых условиях. Понимая изменение потребностей клиентов с развитием эпидемии, бизнес может подстроиться под них и принести пользу, как клиентам, так и себе.